15. juni 2016

Moms: Hvornår kan udlægsreglerne anvendes?

Udlæg 800x600I inforevision bliver vi ofte spurgt, hvordan man som sælger håndterer rejseomkostninger og andre omkostninger, hvor regningen sendes videre til kunden, enten ved viderefakturering eller ved refusion fra køber. I forhold til momsreglerne er det meget afgørende at klarlægge, om omkostningerne viderefaktureres eller blot refunderes som udlæg afholdt på købers vegne.

Enhver vare eller ydelse, man som sælger påfører en faktura, skal indgå i grundlaget for moms og dermed tillægges moms. Det er hovedreglen og udgangspunktet, uanset om køberen har ret til momsfradrag.

Undtagelsen for momspligten er de såkaldte udlægsregler. Udlæg er helt konkrete og specificerede omkostninger, som sælger har afholdt i købers navn og for dennes regning, og som køberen refunderer til sælgeren. Dette kan ofte være rejseomkostninger og gebyrer m.v., som helt specifikt er afholdt på vegne af en konkret kunde.  Det kan fx ikke omfatte generelle omkostninger til transport, printerpapir, materialer og lignende.

Refusion af udlæg skal ikke medregnes til momsgrundlaget og kan refunderes af køber, når 3 betingelser er opfyldt.

3 betingelser for at holde udlæg uden for momsgrundlaget

  • Udgiften til det, der lægges ud for, skal afholdes i den endelige kundes navn.
  • Udgiften skal afholdes for den endelige kundes regning.
  • Virksomheden skal føre en særlig konto, hvorpå denne type udlæg registreres, og skal kunne redegøre for de enkelte køb af denne art.

Nærlæser man betingelserne, vil man hurtigt konstatere, at udlægsreglerne kun kan bruges i begrænset omfang.

Udlægsreglerne kan ifølge SKAT bl.a. anvendes i følgende situationer:

  • Speditørers udlæg for importmoms for varemodtager
  • Nummerplader
  • Copy Dan (licensen)
  • Postordrevirksomheder
  • Gebyrer for tilstandsrapport
  • Registreringsafgift

Udlægsreglerne kan ifølge SKAT ikke anvendes i følgende situationer:

  • Gebyr til Telestyrelsen
  • Hotels betaling af musikere
  • Synsgebyr
  • Kørselsgodtgørelse

Udlægsreglerne er i princippet ret firkantede og kræver, at man opfylder alle 3 betingelser samtidigt. Ret beset bør bilagene være udstedt i købers navn, men i praksis kan det være vanskeligt at efterleve.

Forskel på refusion af udlæg og viderefakturering

Det er vigtigt at adskille begrebet ”viderefakturering” fra begrebet ”udlæg”. Refusion af udlæg, der er afholdt på købers vegne, skal ske i forholdet 1 til 1. Eftersom der alene er tale om udlæg på vegne af køberen, skal sådanne udlæg alene bogføres som tilgodehavender under aktiver i balancen. Når betalingen efterfølgende går ind på kontoen, udlignes kontoen.

Sælgeren skal ikke udstede en faktura til køberen, men en refusionsopgørelse og vedlægge de originale bilag, da køberen skal betragte disse udlæg og bilag som egne omkostninger.

Driftsomkostninger er ikke udlæg

Ethvert salg påfører i princippet altid sælgeren/leverandøren meromkostninger, uanset om det er omkostninger til kørsel, printerpapir, materialer eller noget helt fjerde.

Almindelige driftsomkostninger skal dog ikke forveksles med udlæg på vegne af en kunde. Når almindelige driftsomkostninger viderefaktureres, skal det ske med tillæg af moms. Det kan fx være vogntillæg, kørepenge, materialer, miljøtillæg og ekspeditionsomkostninger m.v.

Hvornår kan udlægsreglerne være en fordel

Hvis betingelserne er opfyldt, kan udlægsreglerne være en fordel at gøre brug af i de tilfælde, hvor den afholdte omkostning ikke er momsbelagt, og når den endelige køber af ydelsen ikke har fradrag for moms.

Eksempel på udlæg

Har et forsikringsselskab i Aalborg brug for ekspertbistand fra en konsulent i København, vil konsulenten fakturere dette arbejde med tillæg af moms. Forsikringsselskabet driver momsfri virksomhed og kan derfor ikke trække momsen fra, men selskabet kan aftale med konsulenten, at det – foruden konsulenttimerne – refunderer de faktiske omkostninger efter regning til metro, fly og taxa, som alle er momsfrie ydelser. Herved bliver disse ydelser ikke omfattet af momsgrundlaget og skal ikke viderefaktureres med moms. I stedet kan disse omkostninger refunderes som ”udlæg” uden fordyrende momsbetaling. Bilagene skal så vidt muligt bære kundes navn og skal videregives til kunden.

Omvendt kan udlægsreglerne også være en fordel i de tilfælde, hvor omkostningen er momsbelagt, og hvor slutkunden har adgang til momsfradrag, mens virksomheden der afholder udlægget, ikke har adgang til momsfradrag. Denne situation bliver ofte overset.

Hvis både køber og sælger har adgang til fuldt momsfradrag, er der i princippet ingen grund til at anvende udlægsreglerne. Sælger viderefakturerer blot de påløbne omkostninger med tillæg af moms.

Afsluttende bemærkninger

Som refereret ovenfor har SKAT oplistet en række eksempler, hvor reglerne kan anvendes, og hvor de ikke kan anvendes.

Generelt er udlægsreglerne ikke et område, SKAT har haft særlig fokus på. Det er dog ikke ensbetydende med, at der er frit slag. Hvis der fejlagtigt ikke er opkrævet salgsmoms på transaktionen, hæfter sælgeren for momsbetalingen.

Sælgeren bør ikke ukritisk anvende udlægsreglerne. Der er eksempelvis ingen grund til at påtage sig unødvendige risici ved at hænge på ”momsregningen”, hvis enten køberen har adgang til momsfradrag, eller hvis udlægsreglerne helt åbenlyst ikke kan anvendes.

Mere information

Har du spørgsmål, eller ønsker du råd og vejledning om skat, moms og afgifter, er du velkommen til at kontakte inforevisions skatteafdeling.

Moms- og afgiftskonsulent
Michael Sølund
T: 39 53 50 05
MIC@inforevision.dk